Cómo prepararse para la caída del sistema de la Historia Clínica Electrónica
Saber cómo prepararse para la caída del sistema la Historia Clínica Electrónica para reducir el tiempo de inactividad permite que tu clínica pueda resolver posibles incidentes de la mejor manera.
Con la adopción generalizada de la Historia Clínica Electrónica, una de las mayores preocupaciones para los centros de salud es que se produzca un periodo repentino de inactividad que interrumpa las operaciones.
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Las interrupciones no deseadas
En el 2018, varias organizaciones de atención médica, entre ellas el Jones Memorial Hospital y el Cass Regional en Tennessee, con sede en Nueva York, han luchado para que los sistemas vuelvan a estar en línea después de días sin lograr acceder a la información de salud digital del paciente o programar citas en línea.
Algunas organizaciones de atención médica han sufrido interrupciones en el acceso a la HCE mientras que otras se han desconectado voluntariamente para proteger la información clínica y financiera del paciente durante los incidentes de seguridad. Cualquiera sea la causa de un período sostenido de tiempo de inactividad, las repercusiones de volver a los procesos basados en papel pueden ser significativas.
La necesidad de estar preparados para evitar los cortes
Steve Gravely, Director Ejecutivo de Gravely Group, aconseja cómo reducir los problemas cuando se produce el tiempo de inactividad de la Historia Clínica Electrónica.
Gravely Group, una firma de consultoría especializada en asesoría estratégica y legal para los interesados en el cuidado de la salud, ayuda a las organizaciones con los desafíos de los sistemas de salud digital.
Cómo prepararse para la caída del sistema de la Historia Clínica Electrónica
Las siguientes son cuatro formas de reducir los problemas relacionados con el tiempo de inactividad de la HCE como resultado de cortes de energía, desastres naturales o incidentes de seguridad:
Incluye el tiempo de inactividad de la HCE en un plan de continuidad de las operaciones
Según Gravely, el primer paso para mitigar los problemas y garantizar una recuperación rápida es incluir el tiempo de inactividad de la HCE en el plan de continuidad de operaciones de una organización de atención médica.
A medida que la industria de la salud se vuelve cada vez más digitalizada, las organizaciones deben reconocer que la potencial caída del sistema de la HCE puede interrumpir significativamente las operaciones.
La importancia de desarrollar un plan
El plan de respuesta a los incidentes con la HCE será diferente para cada organización. Para Blount Memorial Hospital, con sede en Tennessee, la preparación implicó invertir en un sistema de respaldo de U$ 30,000.
El hospital optó por ese sistema después de que un corte en la red cerró su HCE y afectó a casi 90 médicos. La junta directiva de Blount Memorial Hospital aprobó por unanimidad la solicitud de un sistema de respaldo para permitir que el grupo de médicos mantenga la continuidad de las operaciones y para reducir las cancelaciones de citas de pacientes durante los períodos de inactividad del sistema.
Si bien no todas las organizaciones de atención médica necesitarán invertir esa cantidad adicional, un plan de continuidad de operaciones puede ayudar a calmar la aprensión en torno a la posibilidad de que el tiempo de inactividad de la Historia Clínica Electrónica afecte negativamente la atención del paciente.
Este tipo de planes ayudarán a reducir la confusión y la frustración durante el tiempo de inactividad de la HCE y garantizarán que los miembros del personal tengan un enfoque estandarizado para brindar atención al paciente con o sin el sistema en funcionamiento.
Realizar una simulación de una caída del sistema
Una vez que tengas un plan en caso de una caída del sistema de la HCE, debes realizar una simulación para preparar al personal.
Las organizaciones de atención médica pueden llevar a cabo simulacros de inactividad de la HCE en una variedad de entornos de atención diferentes y durante períodos de tiempo variables.
Es importante que las personas operan sin el sistema durante un tiempo para repasar los procedimientos del registro en papel y que recuerden cómo ordenar una prueba de laboratorio en forma rápida y eficiente.
Después de ejecutar una simulación, Gravely enfatizó la importancia de realizar una autoevaluación honesta de la conducta del personal.
«Es necesario que el simulacro sirva para mejorar y ser más eficiente en la respuesta», sostuvo. «En lugar de usar el simulacro para demostrar que existe un plan, es importante implementarlo para identificar las debilidades. Una vez identificadas, hay que priorizar el trabajo en esas áreas”.
La estrategia para llenar los vacíos en la atención que surgen durante las simulaciones de tiempo de inactividad de la HCE puede ayudar a reducir el riesgo de ralentizaciones, retrasos, amenazas de daños al paciente o problemas de facturación durante casos reales. El ambiente controlado de un simulacro permite a los participantes de la simulación promulgar planes de preparación sin la presión de un incidente en vivo.
Reunir a los ejecutivos para tomar decisiones
Además de promover la preparación entre los médicos y del personal del hospital, los ejecutivos de las organizaciones de atención médica también deben reunirse para responder las principales preguntas operativas y tomar cualquier decisión que pueda afectar los procesos clínicos y administrativos antes de que ocurra un incidente.
“El liderazgo de la organización de salud debe sentarse y modelar totalmente cómo se verá el tiempo de inactividad de la HCE desde un punto de vista organizativo”. Afirmó Gravely.
“Es necesario hacer las preguntas difíciles y estar preparado para dirigir a la organización a través de una emergencia», agregó.
Los ejecutivos deben estar preparados para tomar decisiones importantes antes de un episodio de inactividad de la HCE para reducir la confusión entre los médicos y limitar la posibilidad de retrasos en la prestación de atención al paciente.»¿Cancelar las citas?», Sugirió Gravely. “¿Qué hay de sus cirugías que están programadas?” Una parte crítica de la respuesta al incidente es asegurarse de que el equipo ejecutivo esté listo para tomar decisiones y que no se vea sorprendido”.
La preparación en cada nivel de la estructura de gestión de una organización ayudará a estabilizar aún más la continuidad de las operaciones en caso de una emergencia.
Trabajar junto con los proveedores de la Historia Clínica Electrónica
Finalmente, Gravely recomendó que el liderazgo de la organización de atención médica mantenga líneas de comunicación abiertas con sus proveedores de Historia Clínica Electrónica y determine cómo ellos pueden ayudar durante una interrupción del sistema.
Es importante saber de antemano qué pueden hacer si el sistema falla. Además esto permite tener una idea la capacidad del proveedor para ayudar a desarrollar los planes de recuperación de una clínica o centro de salud.
De manera similar, Gravely sugirió que las organizaciones de atención médica que participan en un intercambio de información de salud (HIE) se comprometan con otros participantes de su red para hablar sobre la preparación ante incidentes.
Estos pasos concretos ayudarán a optimizar la preparación ante incidentes en el caso de inactividad de la Historia Clínica Electrónica. De esta manera se podrán reducir los riesgos de seguridad del paciente, promover la continuidad de las operaciones y limitar las demoras.
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