La estandarización de los procesos en la gestión clínica
La estandarización de los procesos puede convertirse en una ventaja competitiva para la gestión clínica. Al regularizar los procesos y establecer normas y estándares de calidad, la operatividad de la consulta será más eficiente. Es decir, harás un mejor uso de los recursos disponibles y obtendrás mayores rendimientos.
Cómo estandarizar los procesos en la gestión clínica
Con frecuencia olvidamos que las gestión clínica es, a fin de cuentas, una actividad de gerencia. Como tal necesita alimentarse continuamente de información para mejorar los procesos. En esta práctica es conveniente aplicar herramientas heredadas del entorno empresarial. Y el diagrama de flujo o flujograma es un buen punto de partida para identificar las áreas de mejora.
Diagrama de flujo o flujograma
Este gráfico permite plasmar todas las etapas de un proceso y sus interacciones. Al aplicarlo en tu consulta podrás detectar cuáles son las necesidades de tus pacientes, cómo es el flujo de trabajo en tu clínica y dónde hay cuellos de botella. Así podrás definir los parámetros para estandarizar tu práctica.
Análisis del proceso
Una vez identificados todos los pasos del proceso es necesario prestar atención a las áreas poco eficientes. Podrías descubrir que hay tareas redundantes que afectan el rendimiento de tu clínica. Por ejemplo, si el médico repite las preguntas que el paciente respondió en el registro antes de entrar al consultorio.
Detectar estas duplicaciones te permitirá reducir o eliminar desperdicios. Así también, podrías descubrir que se pierde un tiempo valioso si el especialista debe esperar para recibir un historial clínico. Todos estos minutos terminan afectando la rentabilidad de la clínica.
Relaciones de dependencia
Cuando tienes una visión panorámica de un proceso puedes establecer fácilmente las relaciones de dependencia entre las distintas áreas. De esta forma puedes medir cómo se afectan mutuamente y qué impacto tiene cada ineficiencia en el desempeño general.
Si tras analizar el flujo de trabajo de tu clínica consideras necesario redefinir algún proceso, debes prestar atención a estas interacciones. El retraso en la recepción del paciente termina afectando la ocupación de tu consulta. Una sala de espera llena es la antítesis de un flujo de trabajo eficiente.
Por eso es recomendable simplificar los procesos de entrada y salida del paciente. Allí se originan las causas principales de los cuellos de botella. Al diseñar el flujo de trabajo, considera el tiempo que necesita el paciente para llenar los formularios de registro. Igualmente, incluye en tu gráfico acciones posteriores a la consulta, como programar nuevas citas o solicitar exámenes.
Para agilizar el check in del paciente puedes adelantar algunas gestiones al momento de concertar la cita. Por ejemplo, verificar la información de su seguro. También puedes gestionar todas las citas médicas en línea. Así evitas que se congestione la recepción de la clínica. El personal podrá centrarse en recibir a los pacientes citados para ese día y no en programar nuevas consultas.
Trabajo en equipo
Cualquier cambio en el flujo de trabajo requerirá del compromiso de todos los involucrados. Informa a tu equipo de las nuevas directrices y asegúrate de que las adopten.
Para ello es conveniente reservar horarios específicos para programar las tareas del día. Puedes fijar una reunión diaria antes de iniciar la consulta. Este será el momento para responder preguntas de los miembros del personal y coordinar labores en conjunto. Esta práctica también ayuda a los miembros de tu equipo a priorizar su propio flujo de trabajo.
Asimismo, el establecimiento de rutinas contribuye a internalizar las buenas prácticas. Tal como sucede con los equipos deportivos profesionales será la disciplina diaria lo que les permita pulir los engranajes. Puede requerir tiempo y paciencia al comienzo, pero a la larga significará una mejora sustancial de los procesos.
Es importante que te asegures de que todos los miembros de tu equipo están debidamente capacitados en su rol individual. Igualmente, deben comprender la importancia de su desempeño en el flujo de trabajo completo de la clínica.
Utiliza la tecnología para mejorar la gestión clínica
Es probable que las situaciones anteriormente descritas te suenen familiares. Son ejemplos concretos que se repiten con frecuencia en las consultas médicas. La buena noticia es que mejorar estos procesos es muy fácil. Actualmente existen software de gestión médica que permiten compartir información en línea. Así, que cada miembro de tu equipo podrá acceder a los datos del paciente que necesite.
Los registros electrónicos de salud (EHR, por sus siglas en inglés) simplifican y agilizan los procesos. Y no es poca cosa. La Asociación Médica Estadounidense estima que los médicos de atención primaria dedican seis diarias a completar las historias clínicas de sus pacientes. Un sistema automatizado reduce estos tiempos, pues puede recabar información de otras fuentes y completar los datos. Si el paciente ha sido tratado por otro especialista, por ejemplo, los datos diagnósticos y de tratamiento se verán reflejados.
Para garantizar el cumplimiento de las regulaciones sobre confidencialidad de la información puedes asignar criterios de acceso. Entre las muchas alternativas disponibles, la plataforma de DriCloud es una de las más completas y versátiles del mercado.
Por otra parte, estas herramientas también son fuentes de información para el departamento administrativo. Los encargados de cobros podrán ver la data específica que requieran para hacer la facturación. Se eliminan al mismo tiempo las probabilidades de fallos humanos. Por ende, es un sistema mucho más transparente y fidedigno.
Otra tarea que puede automatizarse es la gestión de citas online. Las plataformas de software médico incluyen funcionalidades como el envío de recordatorios. De esta forma tu personal no tendrá que dedicar horas a hacer llamadas a los pacientes.
Al maximizar la ocupación de la consulta y disminuir las ausencias, la rentabilidad de tu clínica dará un salto sustancial. El uso de estos sistemas no solo resuelve el tema de los recordatorios, sino que facilita la reprogramación. Cuando una persona cancela una cita, el horario inmediatamente se muestra disponible y puede ser tomado por otro paciente.
Estas son algunas de las ventajas que se derivan del uso de la tecnología en la gestión clínica. Sin embargo, es importante que antes de elegir a un proveedor verifiques qué te ofrece el prestador del servicio. Un buen software médico debe ser robusto y flexible, para que pueda adaptarse a los requerimientos específicos de