Cambio de Software Médico: Abordando la propiedad de datos y la migración

Es común que, el cambio de un Software Médico en la clínica, pueda resultar mucho más complejo que la propia implementación de este sistema en sí mismo. Es habitual que a medida que los profesionales médicos hacen uso de un sistema de historia clínica electrónica encuentren aspectos concretos a cambiar, aspectos que debe incluir un nuevo y mejor software médico.

Es frecuente encontrar profesionales médicos que no tienen plena confianza en las promesas lanzadas por los proveedores que les brindan nuevos sistemas mucho más avanzados, actualizados, prácticos y funcionales, pero sin duda alguna el mayor de los retos que se debe superar a la hora de reemplazar la historia clínica electrónica de un centro se encuentra en lograr asegurar el acceso a los datos recopilados de los pacientes del primer sistema, logrando migrar toda la información al nuevo software médico, con el menor número posible de interrupciones e inconvenientes.

Para ayudarles con la dificil tarea de elegir cual es el mejor software médico, hemos realizado un estudio comparativo que les presentamos en esta web clic aquí.

Cambio de proveedor de Software Médico

Un elevado porcentaje de los consultorios o clínicas que implementan un software clínico no tienen en consideración que en el futuro pueden desear o necesitar cambiar de proveedor. Durante los últimos años, y especialmente en el año 2013, han surgido numerosas disputas acerca de las denegaciones de acceso a los datos almacenados por parte del antiguo software, así como discusiones sobre la propiedad de datos, convirtiendo el reemplazo del software de gestión clínica en una auténtica pesadilla.

Antes de dar ningún paso, resulta fundamental que revises cada punto del contrato que vayas a firmar con tu proveedor, consultando si es preciso con un abogado experto.

A la hora de firmar el contrato con un proveedor hay que asegurarse que en mismo queden detallados perfectamente los siguientes puntos:

• Si ofrece un método claro y estándar que facilite la transferencia de los datos de los pacientes en caso de que necesite cambiar a otro software médico.
• Si se requiere abonar alguna cantidad extra de dinero por dicho servicio.
• Si el proveedor del puede reclamar o acceder a todos los datos de pacientes almacenados en el sistema.
• Cómo van a recibirse los datos de los pacientes y el tiempo estimado para ello

Cláusulas de resolución de conflictos

Otro aspecto en el que también se debe tener especial atención es en las cláusulas de resolución de conflictos que consten en los contratos a firmar. Es normal que las clínicas o doctores solamente deseen pagar por los servicios que realmente se le están ofreciendo y se nieguen a pagar por aquellos servicios que no están disfrutando. Pero la falta de pago puede provocar que el vendedor de software médico, pueda terminar cortando el acceso a los registros de salud de los pacientes hasta que se termine por resolver el conflicto entre ambas partes. La planificación es clave para garantizar la continuidad del servicio.

Transición de un Software Medico antiguo a uno más moderno y completo

Existen muchas razones por las que se puede precisar la transición de un software clínico antiguo a un sistema actual. A la hora de llevar este tipo de transición resulta clave conseguir un acuerdo general con el desarrollador de tecnología para conseguir la ayuda necesaria. Resulta esencial que en el contrato que se firme conste el derecho a poder seguir haciendo uso del software médico mientras tenga lugar la transición del sistema antiguo al sistema más actualizado.

Destacar que tanto el límite en el número de horas como el periodo mínimo de notificación del proveedor podrán ser negociados. Aunque cada vez son más los proveedores que se encargan de seguir las normas técnicas para evitar inconvenientes, la transición de los datos de un software médico antiguo a un software médico actual no es una tarea fácil que pueda realizarse con un solo clic.

Como es obvio, muchos proveedores de estos sistemas no desean perder a sus clientes y que los mismos recurran a otro proveedor, pero cada vez son más los que asimilan que esta situación terminará sucediendo antes o después. Contar con un equipo de profesionales especializados en la transición de los registros de salud de un sistema a otro es un paso esencial, especialmente si el sistema antiguo que se está utilizando no se encuentra configurado para poder realizar esta transición de manera fácil y rápida.

El tiempo aproximado para realizar la transición o importación de los datos de un software médico antiguo a un software médico más moderno es de unas dos horas. Pero la dificultad se encuentra en el paso previo, el estudio de las tablas de bases de datos y su concordancia, que puede llevar hast más de un mes de trabajo. Incluso en ocasiones no es posible ni el acceso a los datos por encontrarse encriptados.

La conversión de los datos de los registros de salud de los pacientes se presenta siempre como un gran inconveniente a la hora de realizar el traspaso de la información de un sistema a otro, un problema que se presenta para muchos proveedores como un auténtico reto que hay que superar. Cabe recordar que a pesar de todo, en ocasiones, no es posible realizar una migración de datos de un sistema a otro, o si es posible, esta puede ser muy limitada.