Cómo mejorar la eficiencia clínica tras adoptar un software médico

Para mejorar la eficiencia clínica tras adoptar un software médico es fundamental contar con el compromiso del personal de la salud, concentrarse en la capacitación y mejorar la usabilidad.

La introducción de nuevas tecnologías en los consultorios médicos, los departamentos de emergencias y las salas de los hospitales brinda a los médicos la oportunidad de optimizar la eficiencia clínica, acceder a datos precisos de salud y brindar atención al paciente de alta calidad.

Pero estos beneficios generalmente no se obtienen hasta que se logra superar el período de ajuste que acompaña los nuevos cambios en las operaciones diarias y en los flujos de trabajo clínicos.

Un ejemplo a seguir

En el  Hospital Uniontown de Pensilvania los ejecutivos se plantearon cómo acortar este periodo de ajuste cuando decidieron digitalizar aún más las operaciones del hospital. La adopción de un software de gestión clínica fue una tarea gradual en ese centro hospitalario.

La Directora de Administración de Información de Salud de Uniontown, Karen Keniston  y sus colegas, la Directora de Informática e Informática de Uniontown, Tracy Porterfield y la Analista de Integración de Informática Clínica Jennifer Abraham, ayudaron a los médicos clínicos a utilizar un sistema de Historia Clínica Electrónica que comenzó a funcionar en el 2002.

Un sistema híbrido

Durante los años posteriores al lanzamiento, los miembros del personal de Uniontown utilizaron un sistema híbrido de documentación electrónica y en papel.

«El laboratorio y las radiografías eran electrónicos, por ejemplo», dijo Keniston. «Pero las notas de progreso se tomaban en papel».

Con el tiempo, los equipos ejecutivos y de tecnología informática del hospital comenzaron a trabajar para digitalizar completamente las operaciones clínicas y administrativas para obtener un registro de salud electrónico completo.

“Lo que parecía ser la pieza más importante que faltaba era tener las notas de progreso de los médicos integradas en una forma electrónica», explicó Keniston. “Los documentos tenían que transcribirse, por lo que se producían serias demoras al introducirlos en la historia clínica electrónica. Lo que se buscaba era un método que permitiera que esos datos estuvieran disponibles de inmediato, en formato digital.

Cómo mejorar la eficiencia clínica tras adoptar un software médico

Para mejorar la eficiencia clínica y evitar la transcripción, Uniontown trabajó con Cerner para desarrollar e implementar una solución de documentación clínica y revisión de notas. Cerner y el equipo de tecnología informática de Uniontown integraron la solución de digital para la salud, llamada documentación dinámica, directamente en el sistema de la historia clínica electrónica del hospital

En el transcurso de tres meses, los médicos adoptaron la solución de revisión de documentación clínica junto con un software médico de reconocimiento de voz Dragon para grabar sus notas.

Pero estas mejoras representan solo la mitad de la batalla. El equipo de tecnología informática también necesitaba diseñar una estrategia para garantizar nivel de compromiso clínico constante con la herramienta.

Promover el compromiso del personal de salud con las nuevas herramientas digitales

El equipo de tecnología informática sabía que encontraría cierta reticencia por parte de los médicos a la hora de utilizar el nuevo software médico en sus rutinas diarias.

El periodo de ajuste que sigue a la adopción de la tecnología informática para la salud puede afectar negativamente la productividad clínica, retrasar las operaciones clínicas o administrativas. También provoca la insatisfacción y frustración del médico.

En un esfuerzo por minimizar este período de ajuste y ayudar a los médicos a comprender cómo utilizar la nueva tecnología, Uniontown exigió que los profesionales asistieran a las sesiones de capacitación.

Esta asistencia obligatoria tuvo un gran impacto en el éxito y la adopción de la documentación dinámica», dijo Abraham. “Además, durante las sesiones de capacitación nos aseguramos de que todos los médicos recibieran el mismo mensaje. Las expectativas eran comunes en cada sesión”.

El equipo de tecnología informática supervisó las sesiones para evaluar la respuesta de los médicos ante las nuevas herramientas.

«Eso fue importante para nosotros», enfatizó Keniston. «Hubo alguien del equipo en todas las sesiones educativas. Así que pudimos ver quién integraba las nuevas herramientas y quién no, e identificar a cualquier persona que pudiera necesitar ayuda adicional”.

Facilitar la asistencia de los médicos

El equipo se aseguró de ofrecer tres sesiones por día, durante dos semanas, para garantizar que los médicos con diferentes horarios pudieran asistir al menos a una sesión.

Por lo tanto, «Hubo sesiones vespertinas, madrugadas, sesiones a mediodía», dijo Keniston.

Además de ofrecer diferentes  sesiones para adaptarse a cualquier programa médico, Uniontown también le dio a los profesionales la oportunidad de adquirir experiencia práctica con las nuevas herramientas de software médico.

«Cada uno tenía su propia computadora y su propio micrófono de dictado», dijo Keniston. «Necesitas hacerlo para poder aprenderlo».

El equipo mantuvo el tamaño de las clases en menos de 15 médicos por sesión para garantizar que cada médico pudiera recibir apoyo de los ejecutivos de Cerner y miembros del equipo de tecnología informática de Uniontown si fuera necesario.

La otra parte de la estrategia de implementación se basó en la asociación de  Uniontown con Cerner para lanzar un proyecto de optimización de médicos.

Optimización de los médicos

El proyecto de optimización de los médicos se centró en garantizar que los médicos confiaran en el uso de la tecnología, así como en ayudar a otros clínicos a resolver los problemas a medida que surgían.

«Dividimos a los médicos en cuatro grupos de especialidades, y trajimos a líderes para cada especialidad», dijo Abraham. «Estos líderes fueron los conductores. Eran la voz de ese grupo de médicos. Nos dieron su aporte y diseñaron sus propios sistemas. Adoptamos el enfoque de que este era su sistema y  que ​​sólo los estamos ayudando a construirlo «.

Los líderes también ayudaron a sus colegas a resolver problemas con las nuevas herramientas digitales

«Cuando otros médicos se encontraron con un problema, pudimos referirlos a sus colegas en lugar de a los equipos de tecnología informática», agregó Abraham.

Dividir los flujos de trabajo clínico

Como parte del proyecto de optimización, el equipo de tecnología informática también creó cuatro flujos de trabajo clínicos especializados.

«Tuvimos flujos de trabajo para pacientes hospitalizados, cirugía, cardiología y pediatría», explicó Abraham. «Asignamos a líderes médicos a cada una de esas áreas que ayudaron a construir sus flujos de trabajo para esa especialidad».

Los flujos de trabajo de médicos especializados son especialmente importantes para los pediatras.

«Lo que los pediatras eligen ver es muy diferente para un niño que para un adulto», sostuvo Keniston. «Así que hubo laboratorios específicos, resultados específicos y pruebas específicas que fueron más importantes para los pediatras de lo que serían para un médico de medicina general».

La especialización de los flujos de trabajo clínico ahorra tiempo a los médicos al presentarles la información clínica más relevante para su especialidad, en lugar de exigir a los médicos  que investiguen cantidades excesivas de datos.

«Se va a mostrar la información de mayor prioridad», dijo Abraham. «Los cardiólogos, por ejemplo,  querían que todas las pruebas de radiología para sus pacientes aparecieran automáticamente en sus notas».

El equipo planea expandir estos esfuerzos para personalizar los flujos de trabajo de los médicos a otras especialidades en el futuro.

«Tenemos cuatro especialidades ahora, y nuestro objetivo es difundir eso y tener representadas todas las especialidades de los médicos», dijo Abraham.

El uso de líderes médicos, las sesiones de capacitación integral y las mejoras en la usabilidad dieron sus frutos significativamente en el hospital. El líder de cirujanos de Uniontown le dijo al equipo de tecnología informática que la herramienta de documentación clínica era la mejora más grande que había visto en los 30 años que había trabajado en el hospital.

Un alto compromiso

El proyecto de optimización del médico fue una parte integral del logro de altos niveles de compromiso clínico.

«Incluir la optimización del médico fue lo correcto», dijo Porterfield. «No habría sido una experiencia tan buena si simplemente les hubiéramos otorgado las herramientas digitales”.

En última instancia, asegurarse de que los proveedores pudieran contribuir al diseño del flujo de trabajo y  recabar comentarios a lo largo de la fase de implementación y optimización fue clave para promover la adopción y el uso generalizado del software clínico en Uniontown.

«El personal de la salud tiene que tener una voz», dijo Porterfield. «Cuando los estás entrenando, estás recibiendo comentarios individuales. Estás descubriendo lo que les gusta, lo que no les gusta. Escuchar y comunicarse con los clínicos es clave”.

El de Uniontown es un ejemplo a seguir para mejorar la eficiencia clínica tras adoptar un software médico.