Claves para mejorar la gestión médica

La gestión médica confronta muchos desafíos en nuestros días. Si bien los retos específicos pueden variar de una clínica a otra, hay cuatro categorías en las que todos pueden englobarse. Es de vital importancia conocerlos y atajarlos temprano, pues si no los atendemos, ponemos en riesgo la rentabilidad de nuestra consulta. Los tópicos principales se relacionan con:

• Accesos: se refiere a la disposición y facilidad de los pacientes para recibir atención médica. Abarca desde las limitantes regulatorias o económicas hasta las herramientas o iniciativas que posibilitan la prestación de salud.
• Calidad: los servicios médicos se han especializado considerablemente en las últimas décadas. Esto lleva ha incrementado la complejidad de la gestión clínica y elevado las expectativas de los pacientes. Simultáneamente, aumenta la presión y la supervisión de los profesionales, que se ven forzados a hacer maromas para garantizar la calidad y efectividad de sus servicios.
• Valor: la proliferación de terapias alternativas y la sobre oferta de profesionales en algunas áreas de la medicina dificulta la adecuada valoración de los servicios médicos. Cada vez es más difícil para los doctores demostrar el valor de su práctica en términos de resultados, que puedan ser comprendidos y justipreciados tanto por los pacientes privados como por los servicios públicos de salud.
• Márgenes: La constante presión por el aumento de los costes y la elasticidad de precio de los servicios médicos incide también en nuestra práctica. Aunque tradicionalmente se considera que el sector salud es un ejemplo de demanda inelástica, estamos asistiendo a una significativa transformación que nos obliga a ser muy estrictos con los gastos, para mantener un margen de ganancias saludable en nuestra gestión clínica.

Si bien se trata de una problemática compleja, que no puede ser abordada con paños calientes, si es cierto que existen algunas medidas efectivas para minimizar su impacto. A continuación hablaremos de algunas acciones concretas que pueden mejorar el rendimiento de la praxis médica.

7 pasos para optimizar la gestión de tu clínica

Si quieres sortear con éxito las dificultades y limitaciones que pueden afectar a tu clínica, debes enfocarte en pequeños cambios, que puedan ser fácilmente monitorizados. Así podrás llevar el control de su efectividad y medir la correlación entre su mejora y la rentabilidad de tu clínica:

1. Convertir primeras visitas en tratamientos efectivos. Mientras más alta sea la tasa de conversión mejores serán los resultados económicos de tu gestión.
2. Desarrollar un protocolo de gestión del paciente, que tienda a su fidelización. Llevar el registro de las interacciones de cada paciente con la consulta (incluyendo, por ejemplo, desde la reserva de citas, atención médica y la facturación) te ayudará a identificar las áreas problemáticas e implementar correctivos. La idea es que este proceso quede documentado, lo cual facilitará el entrenamiento del nuevo personal de tu consulta y garantizará la homogeneidad y consistencia de la atención a lo largo del tiempo.
3. Definir y ejecutar un plan de marketing que te permita diferenciarte de la competencia y contribuya a construir tu imagen de marca. Esto incidirá en el incremento de primeras visitas, pues ganarás credibilidad, y, al mismo tiempo te ayudará a fidelizar a tus pacientes actuales.
4. Promover y facilitar la formación continua de tu equipo de colaboradores. Contar con un plan de desarrollo profesional bien definido, aumentará la motivación del personal y los animará a dar el 100% cada día.
5. Definir y da seguimiento a los indicadores claves de gestión (Kpi) de la clínica y diseñar estrategias de mejora, en los casos que sea necesario.
6. Aplicar conocimientos financieros y determinar las áreas más productivas de la gestión médica, a fin de potenciarlas. Incluso podrías descubrir que alguno de los servicios que prestas es poco rentable y mantenerlo operativo te genera más costes que beneficios. En este caso podrías recurrir a alianzas con terceros y crear redes profesionales que los beneficien mutuamente.
7. Diseñar un plan estratégico orientado a optimizar los índices de asistencia a las citas médicas, pues la no presentación de los pacientes, no solo implica que dejas de ingresar las tarifas de esas consulta, sino que además conlleva gastos por subutilización de recursos (médicos, espacio, equipos, etc).

¿Cuáles son los indicadores clave de la gestión médica?

Tal como habíamos comentado, la definición y medición de los indicadores clave será indispensable para optimizar las áreas de oportunidad. Puede que en tu caso particular necesites establecer algún kpi específico, que responda a características particulares de tu clínica, pero en términos generales, se suele monitorizar:

• El número de primeras visitas, indicando también de dónde provienen: referidos por otros pacientes o profesionales, por búsquedas en internet, campañas promocionales, etc.
• Índice de citas fallidas. Aunque puede ser difícil, debes procurar indagar en las razones de la inasistencia. Puede deberse, por ejemplo, a motivos personales, temor a los procedimientos o desconfianza hacia el profesional. Las líneas de acción en cada uno de estos escenarios son diferentes, por ello es de suma importancia ahondar en las causas por las que un paciente cancela o no asiste a una cita.
• Porcentaje de presupuestos aceptados y tratamientos completados. Dado que en la actualidad el precio de los servicios médicos es elástico, debes estar muy pendiente de cómo evolucionan tus tarifas y las de tus competidores.
• Flujo de caja, cuentas por cobrar, morosidad. Por mucho que trabajes, o que facture tu consulta, tu gestión médica no podrá ser exitosa si la cobranza no es efectiva.
• Retorno de los pacientes y efectividad de los canales de comunicación disponibles. La fidelización es clave para que tu consulta sea rentable. Por ello debes mantenerte en comunicación constante con tus pacientes. Las redes sociales son muy efectivas para sostener estos contactos. Eso sí, debes asegurarte de publicar contenidos relevantes, que sean de interés y puedan motivarlos a solicitar tus servicios.
• Satisfacción de los pacientes. El uso de encuestas de satisfacción es cada vez más común en las clínicas. Estos instrumentos te permiten medir el agrado de tus pacientes y su disposición a recomendarte.

Son muchas variables y podrías pensar que es imposible hacer el seguimiento de todas ellas. Pero, afortunadamente, hoy en día contamos con el soporte de la tecnología. Con las herramientas informáticas adecuadas podrás automatizar muchos de estos procesos, y obtener los datos que deseas, con muy pocos clics. Existen software de gestión médica, como DriCloud que te permiten llevar un registro pormenorizado de las diferentes áreas de tu clínica y te brindan la información que necesitas para tomar decisiones acertadas. Además tu equipo te lo agradecerá, porque les librarás de una carga de trabajo que les dejará tiempo libre para enfocarse en tareas más importantes. Todo esto redundará en una mejor atención al paciente, y esa es la meta de todo profesional de la salud.